انبار مجازی

الزامات قانونی و مقررات سامانه انبار مجازی

تولیدکنندگان تجهیزات پزشکی ملزم‌اند به قوانینی سخت‌گیرانه که توسط اداره کل تجهیزات و ملزومات پزشکی وضع شده، پایبند بمانند. از مهم‌ترین این الزامات می‌توان به ثبت تمامی ورودی‌ها و خروجی‌های کالا ظرف ۲۴ ساعت، بارگذاری گزارش‌های زنجیره توزیع در قالب استاندارد XML، حفظ سوابق دیجیتال حداقل به مدت پنج سال و ارسال گزارش‌های دوره‌ای (ماهانه و فصلی) اشاره کرد.

ثبت لحظه‌ای اطلاعات باعث می‌شود که بازرسی‌های دوره‌ای به‌راحتی انجام شده و با ارائه سوابق شفاف، از نقض مقررات جلوگیری شود. سامانه ما براساس این مقررات طراحی شده و با اعتبارسنجی خودکار فایل‌های گزارش و صدور هشدار در صورت تأخیر یا خطا، اطمینان می‌دهد که شرکت شما در هیچ شرایطی از چارچوب‌های قانونی تخطی نکند.

علاوه بر آن، مدیریت دقیق تاریخ انقضا و شماره بچ کالاها، اجرای سیاست‌های FEFO (اول صادر–اول منقضی) را تضمین می‌کند تا از دست رفتن مواد و قطعات حساس پیشگیری شود.

مزایای استفاده از انبار مجازی برای تولیدکنندگان

پیاده‌سازی سامانه انبار مجازی برای تولیدکنندگان تجهیزات پزشکی مزایای فراوانی دارد؛ نخستین و شاید مهم‌ترین آن، کاهش هزینه‌های زیرساخت و بهره‌برداری از فضاهای فیزیکی است. حذف نیاز به انبارهای متعدد و نیروهای کثیر برای شمارش و کنترل موجودی، صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه‌های عملیاتی به همراه دارد. دوم، افزایش دقت و کاهش خطاهای ثبت دستی تا بیش از ۹۵٪ است که از بروز مغایرت‌های پرهزینه جلوگیری می‌کند.

سوم، ابزارهای تحلیل و پیش‌بینی مانند Forecast، با بررسی روند تاریخی مصرف و تولید، نیازهای آتی را پیش‌بینی کرده و از مازاد یا کمبود غیرمنتظره جلوگیری می‌کنند. این پیش‌بینی هوشمندانه موجب بهینه‌سازی سرمایه در گردش و جلوگیری از توقف خطوط تولید ناشی از کمبود مواد اولیه می‌شود.

چهارم، شفافیت کامل زنجیره تأمین با داشبوردهای بلادرنگ و گزارش‌های تحلیلی فراهم می‌شود؛ به‌طوری که مدیران می‌توانند در هر زمان و مکان، وضعیت موجودی، جریان کالا و نقاط بحرانی را بررسی کنند و تصمیمات راهبردی خود را بر مبنای داده‌های حقیقی اتخاذ نمایند.

قابلیت‌های اصلی سامانه ما

سامانه الو برچسپ اصالت مجموعه‌ای جامع از ماژول‌ها را ارائه می‌کند که فراتر از ثبت ساده موجودی عمل می‌کند. اول، تعریف نقش‌ها و مجوزهای دقیق کاربران: هر کاربر فقط به عملیاتی دسترسی دارد که متناسب با وظایفش است. دوم، یکپارچگی دوطرفه با ERP و سیستم‌های حسابداری؛ داده‌ها به‌صورت خودکار همگام‌سازی می‌شوند و مغایرت‌ها حذف می‌گردند.

سوم، مدیریت سلسله‌مراتبی انبارهای فیزیکی و مجازی با امکان تنظیم شرایط ویژه هر انبار؛ از جمله دما، رطوبت و ظرفیت. چهارم، ماژول ردیابی بچ و تاریخ انقضا: ثبت شماره بچ و تاریخ‌های تولید و انقضا، اجرای سیاست اول صادر–اول منقضی (FEFO) و کاهش ضایعات.

پنجم، بارگذاری و اعتبارسنجی خودکار فایل‌های گزارش (XML)؛ سامانه ساختار فایل را بررسی و در صورت خطا پیام راهنما ارائه می‌دهد. ششم، Forecast و برنامه‌ریزی تولید مبتنی بر تحلیل داده‌های تاریخی.

هفتم، داشبوردهای BI داخلی با نمودارهای روند مصرف، ارزش ریالی موجودی و نرخ گردش کالا. هشتم، اتوماسیون هشدارها: پیامک، ایمیل یا اعلان درون‌سامانه برای اتمام موجودی یا نزدیک شدن به تاریخ انقضا. و نهایتاً گزارش‌های مالی انبار با محاسبه خودکار ارزش ریالی موجودی برای دفاتر حسابداری.

نحوه بارگذاری فایل گزارش

در بخش بارگذاری گزارش سامانه، کاربر ابتدا فایل گزارش را انتخاب یا با کشیدن و رها کردن آپلود می‌کند. سامانه بلافاصله ساختار فایل را بررسی می‌کند و تگ‌های الزامی مانند کد محصول، شماره بچ، تعداد، تاریخ انقضا و شناسه انبار را اعتبارسنجی می‌نماید. در صورت وجود مغایرت یا خطا، شماره ردیف و نوع مشکل همراه با توضیح دقیق نمایش داده می‌شود تا کاربر بتواند سریعاً اصلاحات لازم را انجام دهد.

پس از رفع خطاها، با یک کلیک اطلاعات نهایی در پایگاه داده ثبت و پیام تأیید موفقیت‌آمیز بودن عملیات نمایش داده می‌شود. نکات کلیدی شامل استفاده از کدگذاری UTF-8، حذف ردیف‌های تکراری و تطبیق شناسه انبار در فایل با تنظیمات سامانه است که پیش از آپلود باید کنترل گردد.

گزارش‌گیری و مانیتورینگ لحظه‌ای

سامانه گزارش‌گیری ما با ارائه ماتریس اختلاف، تفاوت میان موجودی فیزیکی و مجازی را در یک نما نمایش می‌دهد. نمودارهای ستونی روند مصرف هفتگی و ماهانه، تغییرات را به‌وضوح نشان می‌دهند و نمودارهای خطی انباشت موجودی، پیش‌بینی نیاز آتی را تسهیل می‌کنند.

ارزش ریالی موجودی به‌صورت خودکار محاسبه و در قالب جداول و نمودارها ارائه می‌شود تا تیم مالی بتواند گزارش‌های لازم را دریافت نماید. گردش تراکنش‌ها (ورود، خروج، انتقال) با جزئیات کامل و امکان جستجو بر اساس پارامترهای مختلف فراهم است.

داشبورد بلادرنگ نیز شاخص‌هایی چون دوره گردش کالا (DIO)، درصد انطباق انبار فیزیکی و مجازی و تعداد کالاهای در آستانه اتمام موجودی را نمایش می‌دهد. خروجی گزارش‌ها در فرمت‌های Excel، PDF یا ایمیل خودکار، امکان تحلیل‌های عمیق و اشتراک‌گذاری آسان را مهیا می‌کند.

مدیریت هم‌زمان انبار فیزیکی و مجازی

سامانه ما با تعریف ساختار درختی انبارها امکان مدیریت هم‌زمان فیزیکی و مجازی را فراهم می‌کند. می‌توانید چندین انبار فیزیکی را به‌همراه انبار مجازی تنظیم نمایید؛ انتقال کالا بین گره‌ها بدون جابجایی فیزیکی انجام شده و وضعیت لحظه‌ای قابل مشاهده است.

در انبارگردانی، پس از اسکن بارکد کالاها، نتایج شمارش با داده‌های ثبت‌شده در سامانه تطابق داده می‌شود و گزارش اختلاف ارائه می‌گردد. سطوح دسترسی دقیق تضمین می‌کند که تنها کاربران مجاز توانایی ویرایش موجودی فیزیکی را دارند، در حالی که کاربران دیگر می‌توانند فقط نمایه مجازی را مشاهده کنند تا از هرگونه تغییر غیرمجاز جلوگیری شود.

راهنمای عملیاتی و آموزش کاربری

برای تسریع استقرار و بهره‌برداری، مجموعه‌ای کامل از منابع آموزشی در اختیار شما قرار می‌گیرد: ویدئوهای گام‌به‌گام برای تمام مراحل مانند تعریف انبار، بارگذاری گزارش و ثبت تراکنش؛ مستندات متنی با مثال‌های عملی؛ وبینارها و کارگاه‌های تخصصی برای کاربران پیشرفته در زمینه Forecast و BI؛ پشتیبانی ۲۴×۷ تلفنی و چتی برای رسیدگی به سوالات و رفع اشکالات؛ و در صورت نیاز، امکان آموزش حضوری در محل شرکت شما.

این بسته آموزشی تضمین می‌کند که کاربران در کمترین زمان ممکن به سطح عملکرد مطلوب دست یابند و حداکثر بهره‌وری از سامانه را تجربه کنند.

با استقرار این سامانه، شرکت شما از مزایای قانونی، اقتصادی و عملیاتی قابل‌توجهی بهره‌مند می‌شود و جایگاه خود را در بازار تجهیزات پزشکی به‌عنوان پیشرو تثبیت خواهد کرد.

سوالات متداول